Что нужно учесть при оснащении конференц-зала

Проектирование конференц-зала — это сложный и кропотливый процесс, в котором основными ориентирами являются знания и опыт. Зачастую помещения, выделяемые под переговорные и конференц-залы сильно разнятся, как и требования заказчиков к оборудованию, поэтому универсального решения не существует. Так что каждый проект по оснащению конференц-зала уникален.

Рассмотрим основные этапы оборудования залов для проведения конференций, а также важные моменты и неочевидные тонкости.

Типы конференц-залов и посадки людей

Вариантов размещения участников и зрителей в конференц-залах великое множество, однако все они являются частными случаями пяти основных вариантов: класса, театра, круглого стола, переговоров и Т-образного размещения. Рассмотрим их подробнее:

Класс

Такое расположение подходит в случаях, когда необходима подача материала одним или несколькими ведущими средней группе слушателей — например, при проведении обучающих занятий, брифингов, лекций, тренингов или пресс-конференций.

Театр

Если во время выступления предполагается большое число слушателей, то такой способ размещения наиболее уместен. За счет отсутствия столов и другой мебели освободится дополнительное пространство, а стулья участников будут расположены друг за другом рядами, что позволит всем видеть и слышать выступающих.

Круглый стол

Наиболее подходящий вариант для проведения переговоров “на равных”. Акцент этого варианта размещения приходится именно на дискуссионную составляющую, т.к. участники находятся в фокусе внимания друг друга. Стол не обязательно должен быть круглым, он может быть составным — в форме квадрата или прямоугольника.

Переговоры

Данный вариант отлично зарекомендовал себя в переговорных комнатах крупнейших компаний всего мира. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с наглядными материалами. Длинный вытянутый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны стола или закрепить их на потолке, разделив переговорное пространство надвое.

Т-образное размещение

Этот способ размещения имеет схожесть с переговорами, однако в большей степени подходит для проведения рабочих совещаний и планерок. Руководитель находится во главе стола и возглавляет мозговой штурм, поочередно слушает отчеты подчиненных или вещает сам.

Вооружившись знаниями о вариантах размещения участников и слушателей, можно сделать первые выводы о типе конференц-зала, который вам подойдет. Как и говорилось ранее, смешанные стили также имеют место быть.

Что же нужно учесть при проектировании собственного зала?

Обстановка конференц-зала мебелью и оснащение техникой требует тщательного и точного планирования. Проект постройки конференц-зала следует разделить на этапы, в рамках которых будут производиться те или иные работы. Все это избавит вас от таких побочных задач, как укладка кабельных трасс поверх ламината или линолеума, монтаж видеопанелей на стену из гипсокартона и других, порой курьезных, проблем. В данной статье мы рассмотрим лишь основные виды работ и время, когда они должны выполняться.

Укладка кабельных трасс

После утверждения перечня оборудования и схемы его монтажа следует ознакомиться со спецификациями на используемые интерфейсы. Это даст понимание, какой длины кабели можно использовать и как их правильно разместить. Одни интерфейсы могут работать через специальные удлинители, а другие — только по специальным кабелям. Исходя из этого, можно оптимально распределить и подготовить строительными работами места под укладку кабелей.

Скрытые коммутации — это один из основных показателей качества интеграции оборудования. Отличным примером правильной интеграции AV-оборудования является проект Unitsolutions ФБУ «РОСТЕСТ-МОСКВА».

О камерах и видео

Расположение участников и мебели в помещении даст понимание, где расставить камеры и сколько их потребуется, чтобы получить лучшее изображение.

В больших конференц-залах, как правило, одна камера снимает общий план, а остальные — крупные планы выступающих делегатов. Если проявить немного фантазии и изобретательности, достаточно будет и одной PTZ-камеры. Самое главное при выборе места установки — проверять все возможные положения камеры и убедиться в отсутствии предметов закрывающих обзор, а также источников света, которые могут засветить кадр, и прочих помех.

Для лучшего понимания вариантов применения одной или нескольких камер ознакомьтесь со следующими проектами:

• Конференц-зал для Российской премьер-лиги отличный пример необходимости использовать несколько PTZ камер;
• Конференц-зал для Министерства здравоохранения Республики Беларусь имеет значительно большие габариты, но тем не менее в составе системы ВКС всего одна PTZ камера;

Что касается размещения телевизоров, видеостен или интерактивных панелей, тут все гораздо проще: участникам конференции должно быть удобно читать информацию с дисплея. В случае, если одного дисплея недостаточно из-за формы помещения или его габаритов, устанавливаются дублирующие дисплеи или видеостены большей диагонали. При монтаже не стоит забывать, что даже тонкие современные дисплеи имеют немалый вес, поэтому следует продумать о надежных способах их крепления.

Акустические “нюансы”

Звук в конференциях является основным носителем информации, и следует обязательно обеспечить его точную и чистую передачу.

В любом помещении присутствуют шумы: шелест бумаг, гул кондиционера и т.д. Они привычны и незаметны для человека, однако обычная акустическая аппаратура усиливает их наравне с голосом и даже громче. Помимо этого, существует множество различных акустических явлений, от которых следует избавиться — обратная связь (когда звук из колонок снова захватывается микрофоном), эффект эхо, разное расстояние выступающих до микрофона. Все эти проблемы можно устранить, применив специальную аппаратуру. Разрабатываемые для конференций устройства имеют механизмы подавления всех возможных помех:

• Эффект эхо
• Шумы
• Обратная акустическая связь
• Слабая слышимость

Проект оборудования переговорной комнаты в ДЦ «Москва-Сити» по праву является одним из самых сложных в акустическом смысле.

Заключение

В статье перечислены лишь основные, базовые принципы построения конференц-залов, но помимо этого существует множество “подводных камней” — например, совместимость устройств. Самостоятельно оборудовать конференц-зал вполне реально, если вы изучите нюансы работы устройств, закажете оборудование и смонтируете его, однако такой подход не гарантирует приемлемый конечный результат и влечет за собой большие затраты времени.

Команда Unitsolutions осуществит подбор оборудования, удовлетворяющего предъявляемым требованиям, а также произведет монтаж и наладку всей системы в кратчайшие сроки.